數據整理(二)

唔知大家熟唔熟識Vlookup呢?相信好多打工仔一開始做野既時候,一用Excel好多時都會用到呢個功能,

如果係5年前10年前,你要為數據增加相關既資料,佢可以好快幫到你,但今日Excel已經有其他功能去代替你再去慢慢打個Fomula去整個數據出黎,我會慢慢介紹一下。

為免有人唔知咩係Vlookup,我都簡單講一下︰當你需要在 Excel 試算表中查找特定數據時,VLOOKUP 函數是一個非常有用的函數。

它可以幫助你在一個範圍內搜索一個值,並返回相應的值。VLOOKUP(代表 “垂直查找”)的用途是從一個表格中查找一個值,然後返回與該值相關的另一個值。

今日要介紹,就係Excel入面Data Query既功能。用返上一篇既例子去做介紹,假設我地手上有兩份資料,包括上一篇見到既銷售資料

而另一份係vendor既資料

當老闆想要求可以係同一份資料上面顯示出銷售資料同vendor既名同limit,可能你會係銷售資料上面利用vlookup去查找需要既資料。

但vlookup有佢既限制,第一set formula 始終有機會出錯,特別係唔算太熟悉formula操作既朋友,第二如果我要一個資料,就set一次formula,

但要10個資料,就要set 10次,太費時。

以下落黎,我會每一步介紹點樣利用data query去將兩個工作表合併,同時抽取你想要既資料。

首先,係一張空白既工作表上面,按Get Data> Data Query

再視乎你需要合併既檔案格式去選擇,我以Excel file為例,選擇From file>From Workbook

選擇好檔案之後就揀import,會見到咁既情況

我地會用Get data>Combine Queries>Merge去將兩個表格合併,會見到咁既選項

我會以銷售資料作為主軸,所以上面我會揀table (我第1個載入既資料),而下面就會揀table 2。

呢個時候,我地要話比Excel知究竟Excel基於咩去合併兩個表格呢?

呢度大家都好清楚,兩個表格共同既資料,就係Vendor code,所以我地只需要點選上下兩個table既vendor code欄就可以啦。

Excel仲會顯示有幾多資料符合要求。若果點選其他資料會出現咩情況?

例如我點選amount和vendor limit去做配對,結果當然沒有一條符合啦。揀選好就可以揀”OK”。

之後我地可以按工作表右上角既logo去揀選我地想要既資料,今次我就揀vendor同vendor limit

最後,我地可以更改新增兩欄既heading,冇其他更改就可收左上角close and load

最後,我將成個過程用短片形式示範一次,等大家容易理解。

如果有問題都可以電郵比我討論下。carlos@cafedecarlos.com

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